"Signature validity is unknown" trong Adobe, Foxit: nghĩa là gì và cách xử lý

Bạn mở hợp đồng đối tác gửi, thấy dải vàng ở đầu trang ghi "At least one signature has problems" và trong bảng chữ ký là dòng "Signature validity is UNKNOWN" kèm dấu chấm hỏi. Đừng vội trả lại file. Phần lớn trường hợp, vấn đề nằm ở cấu hình máy người xem, và sửa được trong vài phút.

Ba trạng thái chữ ký trong Adobe và Foxit

Dòng "At least one signature has problems" trên Adobe chỉ báo rằng có ít nhất một chữ ký không ở trạng thái hợp lệ. Mở bảng Signatures (Signature Panel) để xem chữ ký nào và lý do cụ thể.

Vì sao chữ ký số Việt Nam hay bị "unknown"?

1. 1Máy chưa tin cậy chứng thư gốc: Adobe và Foxit chỉ coi danh tính người ký là đã xác minh khi chứng thư của người ký, hoặc một chứng thư phía trên nó, nằm trong danh sách tin cậy của phần mềm. Chứng thư gốc của Việt Nam thường chưa có sẵn trong danh sách này.
2. 2Phần mềm không dùng kho chứng thư của Windows: dù đã cài Root CA Việt Nam vào Windows, Adobe và Foxit có danh sách tin cậy riêng và mặc định không lấy từ kho của Windows.
3. 3Thiếu chứng thư trung gian của nhà cung cấp, khiến chuỗi từ người ký lên chứng thư gốc bị đứt.
4. 4Không kiểm tra được trạng thái thu hồi vì máy không có mạng hoặc mạng nội bộ chặn kết nối tới nhà cung cấp.
5. 5Chữ ký tạo bằng chứng thư tự tạo (self-signed), ví dụ chọn "New ID" trong Foxit hoặc Adobe. Trường hợp này danh tính người ký không được tổ chức nào xác nhận.

Cách xử lý trong Adobe Acrobat Reader

1. 1

   Cài chứng thư gốc Việt Nam vào Windows

   Tải chứng thư gốc (Root CA) từ trang chính thức của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia, cài vào Windows. Văn bản của cơ quan nhà nước ký bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ thì cần chứng thư gốc của Ban Cơ yếu Chính phủ, tải tại trang chứng thư số của Ban Cơ yếu. Thường thì cài driver USB Token của nhà cung cấp cũng đã cài sẵn chứng thư gốc và trung gian.

2. 2

   Cho Adobe dùng kho chứng thư của Windows

   Vào Menu (hoặc Edit), Preferences, Signatures. Ở mục Verification bấm More. Trong nhóm Windows Integration, chọn Validating Signatures (và Validating Certified Documents nếu cần). Bấm OK.

3. 3

   Xác minh lại

   Mở bảng Signatures, nhấp chuột phải vào chữ ký, chọn Validate Signature. Nếu chuỗi chứng thư đầy đủ, trạng thái chuyển sang hợp lệ.

4. 4

   Nếu vẫn chưa được

   Mở Preferences, Signatures, mục Identities & Trusted Certificates bấm More, chọn Trusted Certificates. Thêm chứng thư gốc Việt Nam, chọn Edit Trust và đánh dấu Use this certificate as a trusted root.

Cách xử lý trong Foxit PDF Reader

1. 1

   Cho Foxit dùng kho chứng thư của Windows

   Vào File, Preferences, Signature. Trong nhóm Windows Integration, chọn tin cậy chứng thư gốc trong kho chứng thư của Windows khi xác minh chữ ký (và văn bản chứng nhận nếu cần). Tên mục có thể khác đôi chút giữa các phiên bản.

2. 2

   Hoặc thêm chứng thư vào Trusted Certificates

   Nhấp chuột phải vào chữ ký, chọn Show Signature Properties, bấm Show Certificate. Chọn chứng thư gốc ở đầu chuỗi, sang thẻ Trust, chọn Use this certificate as a trusted root, rồi Add to Trusted Certificates.

3. 3

   Quản lý danh sách tin cậy

   Xem hoặc xoá chứng thư đã tin cậy tại Protect, Sign & Certify, Trusted Certificates.

4. 4

   Xác minh lại

   Mở lại file hoặc chọn xác minh chữ ký trong bảng chữ ký để xem trạng thái mới.

Khi nào "unknown" là dấu hiệu đáng lo

Sau khi máy đã tin cậy chứng thư gốc Việt Nam mà một chữ ký vẫn "unknown", hãy mở chứng thư của người ký và xem kỹ:

• Người cấp (Issued by) trùng với người được cấp (Issued to): đây là chứng thư tự tạo, không có tổ chức nào xác nhận danh tính. Không dùng cho hợp đồng, chứng từ
• Tổ chức cấp không phải nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép tại Việt Nam, hoặc tên lạ
• Thông tin người ký, mã số thuế, đơn vị không khớp với bên đáng lẽ phải ký

Bảng xử lý nhanh