Giám đốc tự giữ, văn thư giữ hay kế toán giữ USB Token của công ty? 3 mô hình giữ chữ ký số tổ chức, ưu nhược điểm và những điều quy chế cần ghi rõ.
Thử một câu hỏi nhanh: USB Token chữ ký số của công ty bạn lúc này đang nằm ở đâu, và ai biết mã PIN? Nếu câu trả lời là "chắc ở ngăn bàn chị kế toán" và "mấy người trong phòng đều biết", thì công ty đang giữ con dấu của mình theo cách mà không ai dám làm với con dấu mực.
Vì sao USB Token của công ty cần được quản lý như con dấu
Luật Doanh nghiệp 2020 quy định dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu và dấu dưới hình thức chữ ký số; việc quản lý, sử dụng và lưu giữ dấu thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành (khoản 1, khoản 3 Điều 43). Chứng thư số cấp cho doanh nghiệp vì vậy cần một người giữ được chỉ định rõ, giống như con dấu có người giữ.
Vì sao không nên đưa USB Token cá nhân và mã PIN cho người khác ký hộ
3 mô hình giữ USB Token của công ty
| Mô hình | Cách làm | Phù hợp khi | Rủi ro cần kiểm soát |
|---|---|---|---|
| 1. Người đại diện theo pháp luật tự giữ | Giám đốc giữ thiết bị và mã PIN, tự thao tác ký | Doanh nghiệp nhỏ, ít văn bản cần ký bằng chứng thư tổ chức | Giám đốc đi vắng là văn bản bị dừng |
| 2. Tách người quyết định và người giữ | Văn thư hoặc hành chính giữ thiết bị; chỉ ký khi văn bản đã được người có thẩm quyền duyệt | Nhiều văn bản mỗi ngày, giống cách đóng dấu truyền thống | Cần quy chế rõ và bằng chứng phê duyệt trước mỗi lần ký |
| 3. Tách chứng thư theo mục đích | Một chứng thư cho khai thuế, bảo hiểm do kế toán giữ; một chứng thư cho hợp đồng, văn bản đối ngoại do người khác giữ | Doanh nghiệp muốn giới hạn phạm vi của từng thiết bị | Chi phí nhiều chứng thư; phải theo dõi hạn của từng chứng thư |
Chọn người giữ: 5 tiêu chí
- 1Có vai trò gắn với việc phát hành văn bản, như văn thư, hành chính, thư ký.
- 2Không đồng thời là người đề xuất phần lớn các văn bản cần ký bằng chứng thư đó.
- 3Có người dự phòng được chỉ định sẵn khi đi vắng, cũng bằng văn bản.
- 4Hiểu nghĩa vụ giữ bí mật mã PIN và báo ngay khi mất hoặc nghi lộ.
- 5Được ghi tên trong quy chế hoặc quyết định giao nhiệm vụ, không chỉ giao miệng.
Quy chế nên ghi rõ những gì
| Nội dung | Ví dụ cách ghi |
|---|---|
| Người giữ và người dự phòng | Chức danh, họ tên, quyết định giao nhiệm vụ |
| Điều kiện được ký | Chỉ ký văn bản đã có phê duyệt của người có thẩm quyền theo bảng phân cấp |
| Nơi cất giữ | Tủ có khoá tại bộ phận hành chính; không mang ra khỏi công ty nếu không được phép |
| Mã PIN | Chỉ người giữ biết; đổi khi bàn giao |
| Bàn giao | Lập biên bản khi đổi người giữ |
| Sự cố | Báo nhà cung cấp chứng thư và người có thẩm quyền ngay khi mất hoặc nghi lộ |
Khung 11 điều quy chế sử dụng chữ ký số nội bộ
Mẫu biên bản bàn giao USB Token khi đổi người giữ
Khi người giữ nghỉ việc hoặc mất thiết bị
Người giữ nghỉ việc: lập biên bản bàn giao, đổi mã PIN, cập nhật quy chế hoặc quyết định giao nhiệm vụ. Mất thiết bị hoặc nghi lộ mã PIN: báo nhà cung cấp chứng thư ngay để xử lý, rà soát các văn bản đã ký gần đây.
Xử lý khi mất USB Token, quên mã PIN hay nghi lộ khoá
Trên GoSign: phê duyệt trước, người giữ token ký sau
Trên GoSign, luồng ký có thể đặt bước phê duyệt của người có thẩm quyền trước bước ký số của người giữ USB Token của công ty. Hồ sơ chỉ đến lượt người giữ ký sau khi các bước trước đã hoàn tất; người giữ ký bằng thiết bị cắm vào máy tính Windows của mình qua GoSign Desktop Signer, và nhập mã PIN trong hộp thoại của trình điều khiển token. Tiến trình hồ sơ ghi lại ai đã phê duyệt và ai đã ký, lúc nào.
Ảnh thậtCăn cứ pháp lý & nguồn tham khảo