Ký chữ ký số trên file PDF bằng Foxit Reader miễn phí với USB Token Viettel, VNPT, BKAV, FPT: 6 bước từ Place Signature đến nhập PIN, kèm bảng xử lý lỗi.
Foxit PDF Reader miễn phí, nhẹ và mở nhanh, nên được nhiều kế toán, văn thư chọn làm phần mềm đọc PDF mặc định. Ít người biết nó cũng ký số được bằng chứng thư trên USB Token — không cần cài thêm gì ngoài driver của thiết bị ký. Bài này đi qua 6 bước theo tài liệu hướng dẫn của Foxit, và một lỗi thao tác khiến chữ ký "trông có vẻ đúng" nhưng không có giá trị.
Chuẩn bị trước khi ký
- Foxit PDF Reader bản mới, tải từ trang chính thức của Foxit
- USB Token còn hạn, đã cài driver của nhà cung cấp chứng thư; cắm token trước khi mở file
- File PDF đã chốt nội dung
- Biết vị trí cần ký trên văn bản (thường là dưới chức danh người ký)
Token Viettel, VNPT, BKAV ký trên Foxit có khác nhau không?
Không khác về thao tác. Foxit không làm việc riêng với từng nhà cung cấp: driver của token thường đưa chứng thư vào kho chứng thư của Windows, và Foxit đọc chứng thư từ đó. Vì vậy 6 bước dưới đây giống nhau cho token của Viettel-CA, VNPT-CA, BKAV-CA, FPT-CA hay nhà cung cấp khác. Chỗ khác nằm ở bộ cài driver và công cụ quản lý token (đổi PIN, xem chứng thư) do từng nhà cung cấp phát hành.
- Cài driver từ trang chính thức của nhà cung cấp hoặc theo hướng dẫn kèm token
- Kiểm tra token đã nhận: mở công cụ quản lý token, thấy chứng thư mang tên bạn hoặc doanh nghiệp và còn hạn
- Hoặc trên Windows, mở certmgr.msc, mục Personal, Certificates để xem chứng thư đã có trong kho chưa
Ký số PDF bằng Foxit Reader: 6 bước
- 1
Mở công cụ ký
Mở file PDF, vào thẻ Protect, chọn Sign & Certify, rồi Place Signature.
- 2
Kéo vùng đặt chữ ký
Giữ chuột và kéo một khung tại vị trí cần ký trên trang.
- 3
Chọn chứng thư số
Trong hộp thoại Sign Document, chọn chứng thư (digital ID) của bạn trong danh sách. Chứng thư trên USB Token thường hiện ra khi token đã cắm và driver đã cài.
- 4
Chọn kiểu hiển thị chữ ký
Chọn kiểu có sẵn trong Appearance Type, hoặc bấm Create để tạo kiểu mới: thêm ảnh chữ ký tay, logo, ngày ký, lý do ký. Nếu kiểu hiển thị có mục Location và Reason, điền nơi ký và lý do ký.
- 5
Ký và lưu thành file mới
Bấm Sign, chọn nơi lưu và đặt tên file đã ký. Nên lưu thành file mới, giữ lại bản gốc chưa ký.
- 6
Nhập mã PIN
Hộp thoại của thiết bị ký hiện ra; nhập mã PIN của USB Token. Mã PIN chỉ nhập vào hộp thoại này, không nhập vào trang web hay gửi cho ai.
Lỗi thao tác khiến chữ ký không có giá trị: dùng New ID
Trong danh sách chứng thư ở hộp thoại Sign Document có mục New ID. Chọn mục này, Foxit cho bạn tự tạo một digital ID chỉ trong vài giây — nhập tên, email là xong. Chữ ký tạo bằng ID này trông giống hệt chữ ký thật trên file.
Không chắc chữ ký trong file được tạo bằng chứng thư thật hay bằng New ID? Công cụ kiểm tra báo rõ khi đó là chứng thư tự ký.
Kiểm tra lại sau khi ký
Mở file đã ký, xem bảng chữ ký (Signatures) ở thanh bên để kiểm tra: tên người ký, thời điểm ký, trạng thái hợp lệ và việc tài liệu chưa bị sửa sau khi ký. Nhiều người có thể lần lượt ký trên cùng một file PDF; mỗi người ký vào vùng chữ ký của mình.
Đọc đúng kết quả kiểm tra chữ ký: hợp lệ, không xác định, hay không hợp lệ.
Lỗi thường gặp khi ký số trên Foxit
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Danh sách chứng thư trống | Token chưa cắm, driver chưa cài hoặc cần khởi động lại Foxit | Cắm token, cài driver từ trang chính thức của nhà cung cấp, mở lại Foxit |
| Chỉ thấy tuỳ chọn New ID | Foxit chưa đọc được chứng thư trên token | Kiểm tra token bằng công cụ của nhà cung cấp; không chọn New ID để ký thay |
| Báo sai mã PIN | Nhập nhầm mã PIN | Nhập chậm, chú ý bàn phím; nhập sai nhiều lần có thể khoá token |
| Người nhận thấy chữ ký "không xác định" | Máy người nhận chưa tin cậy chứng thư gốc hoặc chưa kiểm tra được trạng thái | Hướng dẫn người nhận kiểm tra theo bài kiểm tra chữ ký số; liên hệ nhà cung cấp chứng thư nếu cần |
| Chữ ký báo không hợp lệ | File bị sửa sau khi ký hoặc chứng thư hết hạn, bị thu hồi | Ký lại trên bản gốc; kiểm tra thời hạn chứng thư |
Quên mã PIN hoặc token bị khoá: làm gì tiếp theo.
Foxit hay Adobe: chọn cái nào?
| Tiêu chí | Foxit PDF Reader | Adobe Acrobat Reader |
|---|---|---|
| Chi phí | Miễn phí | Miễn phí |
| Đường dẫn ký | Protect, Sign & Certify, Place Signature | All tools, Use a certificate, Digitally sign |
| Ưu điểm | Nhẹ, mở nhanh trên máy cấu hình thấp | Phổ biến, người nhận thường dùng để kiểm tra chữ ký |
| Ký bằng USB Token | Có | Có |
Chữ ký tạo từ phần mềm này vẫn kiểm tra được bằng phần mềm kia. Nhiều doanh nghiệp dùng Foxit để ký hằng ngày và dùng Adobe để kiểm tra chéo trước khi gửi văn bản quan trọng.
Các lựa chọn phần mềm ký số miễn phí khác và khi nào cần nhiều hơn.
Khi văn bản đi qua nhiều người
Foxit ký tốt từng file. Khi một văn bản cần ba, bốn người duyệt, ký theo thứ tự, việc gửi file qua email rồi chờ từng người ký dễ lẫn phiên bản. GoSign đưa văn bản qua đúng người theo đúng lượt, người ký số dùng USB Token của mình qua GoSign Desktop Signer, và file đã ký vẫn mở, kiểm tra được bằng Foxit PDF Reader.
Quy trình trình ký online 6 bước cho văn bản nhiều người ký.
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo