Số hoá chứng từ mua hàng: từ đề xuất mua sắm đến đề nghị thanh toán

Một lần mua hàng ở doanh nghiệp hiếm khi chỉ có một chữ ký. Phòng ban đề xuất, trưởng bộ phận duyệt, mua hàng lấy báo giá, pháp chế rà hợp đồng, giám đốc ký, kho nghiệm thu, kế toán thanh toán. Mỗi bước là một chứng từ, và mỗi chứng từ trên giấy lại đi một vòng các phòng.

Bài này đi qua từng chứng từ trong chuỗi mua hàng phổ biến, gợi ý luồng ký và hình thức ký phù hợp, rồi chỉ ra cách giữ các chứng từ nối với nhau để khi kiểm toán không phải lục lại từng tủ hồ sơ.

Chuỗi chứng từ mua hàng điển hình

Nguyên tắc chung: bước kiểm soát nội bộ dùng phê duyệt hoặc ký nháy cho nhanh; chứng từ ràng buộc với bên ngoài hoặc có giá trị lớn dùng chữ ký số.

1. Đề xuất mua sắm: phê duyệt theo cấp

Đề xuất mua sắm là chứng từ nội bộ, thường chỉ cần phê duyệt. Điểm cần làm rõ là ai duyệt ở hạn mức nào: trưởng phòng duyệt dưới một ngưỡng, vượt ngưỡng thì thêm giám đốc. Trên GoSign, bạn có thể tạo hai quy trình mẫu cho cùng loại tài liệu (dưới hạn mức, trên hạn mức) để người trình chọn đúng luồng ngay từ đầu.

• Đính kèm báo giá, thông số kỹ thuật trong cùng hồ sơ để người duyệt không phải hỏi lại
• Người duyệt không đồng ý thì từ chối kèm ý kiến; người trình sửa và trình lại
• Lịch sử phê duyệt ghi lại ai duyệt, lúc nào — thay cho chuỗi email "anh duyệt giúp em"

2. Hợp đồng với nhà cung cấp: ký số hai bên

Hợp đồng với nhà cung cấp là chứng từ quan trọng nhất trong chuỗi mua hàng vì ràng buộc với bên ngoài. Luồng thường gặp: pháp chế ký nháy từng trang, nhà cung cấp ký số, người đại diện doanh nghiệp ký số sau cùng. Nhà cung cấp không cần tài khoản GoSign — họ nhận liên kết ký qua email và ký bằng chứng thư số của mình.

3. Biên bản nghiệm thu: xác nhận của người nhận hàng

Nghiệm thu là bằng chứng hàng hoá, dịch vụ đã được giao đúng. Với hàng giá trị nhỏ, ký ảnh của người nhận và đại diện nhà cung cấp thường đủ theo quy chế nội bộ. Với hợp đồng lớn hoặc công trình, nên ký số để biên bản có giá trị chứng cứ mạnh hơn nếu phát sinh tranh chấp về chất lượng hay số lượng.

4. Đề nghị thanh toán: nhiều bước kiểm soát nhất

1. 1

   Người đề nghị trình

   Tải đề nghị thanh toán kèm hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hoá đơn (bản PDF) trong cùng hồ sơ.

2. 2

   Trưởng bộ phận phê duyệt

   Xác nhận nhu cầu và việc hàng đã nhận đúng.

3. 3

   Kế toán trưởng ký nháy

   Kiểm tra chứng từ đủ, khớp số tiền với hợp đồng và hoá đơn.

4. 4

   Người duyệt chi ký số

   Giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký bằng chứng thư số; khi vắng mặt, uỷ quyền có thời hạn giúp chứng từ không bị treo.

Giữ các chứng từ nối với nhau

Khi kiểm toán hỏi "khoản chi này căn cứ vào đâu?", bạn cần đi ngược được từ đề nghị thanh toán về nghiệm thu, hợp đồng và đề xuất ban đầu. Ba cách làm giúp việc đó dễ hơn:

1. 1Dùng loại tài liệu thống nhất cho từng chứng từ, để lọc và thống kê theo loại
2. 2Liên kết hồ sơ liên quan: khi tạo đề nghị thanh toán, chọn hợp đồng và biên bản nghiệm thu đã ký làm hồ sơ liên quan
3. 3Đặt tên hồ sơ theo quy ước có mã nhà cung cấp hoặc số hợp đồng, để tìm kiếm ra cả chuỗi

Ảnh thật

Gói nào phù hợp cho quy trình mua hàng?

Quy trình mua hàng thường nhiều bước lặp lại và làm việc với nhiều nhà cung cấp, nên hai tính năng hữu ích nhất là quy trình mẫu và quản lý đối tác. Cả hai có từ gói 1.200 tài liệu trở lên; gói 500 vẫn trình ký, phê duyệt và mời nhà cung cấp ký qua email được, nhưng luồng ký phải thiết lập cho từng hồ sơ.

Bắt đầu từ đâu?

Đừng số hoá cả chuỗi một lúc. Chọn chứng từ gây chậm nhất — thường là đề nghị thanh toán vì đi qua nhiều người nhất — chạy thử một tháng, sau đó mới mở rộng sang đề xuất mua sắm và hợp đồng. Ghi hình thức ký của từng chứng từ vào quy chế nội bộ để mọi người làm giống nhau.