Chọn gói phần mềm ký số theo số tài liệu: cách đếm hồ sơ trình ký mỗi năm, số người dùng, tính năng cần có, áp dụng cho các gói 500, 1.200, 2.000 của GoSign.
Khi nhìn bảng giá tính theo số tài liệu, câu hỏi đầu tiên luôn là: "Công ty mình một năm ký bao nhiêu tài liệu?" Ít ai trả lời được ngay, và đó là lúc người ta hoặc chọn gói to nhất cho chắc, hoặc chọn gói nhỏ nhất cho rẻ rồi hết lượt giữa năm. Mất 15 phút đếm theo cách dưới đây, bạn sẽ có một con số đủ tin cậy để chọn.
Bước 1: Đếm theo loại văn bản, không đếm tổng
Đừng cố đoán một con số tổng. Hãy liệt kê các loại văn bản sẽ đưa lên hệ thống trong năm đầu, ước tính số lượng mỗi tháng của từng loại, rồi cộng lại. Tham khảo sổ đăng ký văn bản, số đề nghị thanh toán kế toán nhận mỗi tháng, số quyết định nhân sự ban hành mỗi đợt tuyển dụng.
| Loại văn bản | Số lượng mỗi tháng | Cả năm (x12) |
|---|---|---|
| Đề nghị thanh toán, tạm ứng | 30 | 360 |
| Tờ trình mua sắm | 10 | 120 |
| Hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp | 15 | 180 |
| Quyết định nhân sự, đơn từ | 5 | 60 |
| Quyết định nội bộ | 5 | 60 |
| Cộng | 65 | 780 |
Bước 2: Cộng thêm phần tăng trưởng
Năm đầu dùng ký điện tử, số hồ sơ thường tăng dần khi thêm phòng ban và loại văn bản mới. Nếu kế hoạch có mở rộng, hãy cộng thêm một khoản dự phòng theo kế hoạch của bạn. Với ví dụ trên, 780 hồ sơ cộng dự phòng sẽ vượt mức 500, nên gói 1.200 là lựa chọn hợp lý.
Bước 3: Đối chiếu với số người dùng và tính năng
| Câu hỏi | Nếu "có" |
|---|---|
| Có hơn 100 người dùng hệ thống? | Chọn từ gói 1.200; gói 500 giới hạn tối đa 100 người dùng |
| Cần lưu luồng ký hay dùng thành quy trình mẫu? | Chọn từ gói 1.200 |
| Cần quản lý danh sách đối tác ký? | Chọn từ gói 1.200 |
| Số hồ sơ vượt xa 2.000 mỗi năm, hoặc không muốn theo dõi số lượt? | Cân nhắc gói Không giới hạn |
| Cần chỉnh sửa tính năng, tích hợp vào hệ thống nội bộ? | Trao đổi gói Tuỳ chỉnh |
Tóm tắt các gói (giá tham khảo)
| Gói | Số tài liệu | Thời hạn | Giá tham khảo |
|---|---|---|---|
| Gói 500 | 500 | 1 năm | Từ 1.350.000đ |
| Gói 1.200 | 1.200 | 1 năm | Từ 2.250.000đ |
| Gói 2.000 | 2.000 | 1 năm | Từ 3.000.000đ |
| Không giới hạn | Không giới hạn | Theo tháng, trả trước 6 tháng | Từ 3.000.000đ/tháng |
| Tuỳ chỉnh | Theo yêu cầu | Theo hợp đồng | Liên hệ |
Mua chứng thư số ở đâu và cần chuẩn bị gì
3 sai lầm khi chọn gói
- 1Đếm cả số trang hoặc số file thay vì số hồ sơ, dẫn đến chọn gói to hơn cần thiết.
- 2Chỉ đếm hợp đồng, quên các văn bản nội bộ vốn chiếm phần lớn khối lượng trình ký.
- 3Chọn theo giá rẻ nhất mà không kiểm tra giới hạn người dùng và tính năng quy trình mẫu, đối tác.
Tất cả các gói đều có
- 4 hình thức ký: phê duyệt, ký nháy, ký ảnh và ký số bằng USB Token qua GoSign Desktop Signer.
- Luồng ký duyệt nhiều bước, thông báo qua email và chuông khi đến lượt.
- Phân quyền người dùng, nhật ký hoạt động, kiểm tra chữ ký trên văn bản đã ký.
- Ứng dụng web dùng được trên máy tính và trình duyệt điện thoại.
Ảnh thậtXem chi tiết bảng giá và so sánh các gói
Gửi số liệu ước tính để nhận báo giá phù hợp