Luật Giao dịch điện tử 2023 có hai cơ chế cho chữ ký nước ngoài: công nhận (Điều 26) và chấp nhận trong giao dịch quốc tế (Điều 27). Doanh nghiệp cần lưu ý gì?
Đối tác ở Singapore, Nhật Bản hay châu Âu thường đã có chữ ký điện tử của riêng họ, do nhà cung cấp ở nước họ cấp. Câu hỏi của doanh nghiệp Việt Nam: chữ ký đó có giá trị với mình không, và nên thoả thuận thế nào để hợp đồng ký điện tử hai bên không bị nghi ngờ về sau?
Hai cơ chế trong Luật Giao dịch điện tử 2023
| Tiêu chí | Công nhận (Điều 26) | Chấp nhận trong giao dịch quốc tế (Điều 27) |
|---|---|---|
| Áp dụng cho | Tổ chức cung cấp dịch vụ, chữ ký, chứng thư nước ngoài muốn được công nhận tại Việt Nam | Chữ ký, chứng thư của tổ chức, cá nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam |
| Ai quyết định | Cơ quan quản lý nhà nước, qua thủ tục công nhận | Chính các bên trong giao dịch tự lựa chọn và chịu trách nhiệm |
| Điều kiện chính | Phù hợp tiêu chuẩn, quy chuẩn của Việt Nam hoặc tiêu chuẩn quốc tế được thừa nhận; chứng thư dựa trên thông tin định danh đầy đủ đã xác thực | Các bên thoả thuận chấp nhận |
| Phù hợp khi | Giao dịch thường xuyên, cần chữ ký nước ngoài được thừa nhận rộng rãi tại Việt Nam | Hợp đồng thương mại giữa hai doanh nghiệp ở hai nước |
Với phần lớn hợp đồng thương mại song phương, cơ chế liên quan trực tiếp là Điều 27: các bên tự lựa chọn và tự chịu trách nhiệm về việc chấp nhận chữ ký điện tử, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài trên thông điệp dữ liệu trong giao dịch quốc tế. Nói cách khác, pháp luật để quyền quyết định — và rủi ro — cho doanh nghiệp.
Việc công nhận theo Điều 26 được hướng dẫn tại Thông tư 06/2024/TT-BTTTT (hiệu lực từ 15/8/2024). Từ 01/3/2025, Bộ Thông tin và Truyền thông hợp nhất vào Bộ Khoa học và Công nghệ; khi cần làm thủ tục, hãy kiểm tra văn bản hướng dẫn hiện hành trên trang của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC).
Nhận file đã ký từ đối tác nước ngoài? Công cụ cho biết chứng thư do tổ chức nào cấp và có nối được tới Root CA tin cậy không.
Rủi ro khi "tự chấp nhận"
- Không kiểm tra được chứng thư của đối tác bằng công cụ quen thuộc ở Việt Nam
- Người ký phía đối tác không có thẩm quyền ký nhân danh công ty họ
- Hai bên hiểu khác nhau về thời điểm hợp đồng có hiệu lực khi ký lệch múi giờ
- Khi tranh chấp, phải chứng minh chữ ký trước cơ quan tài phán của nước mình hoặc nước đối tác
Checklist trước khi ký với đối tác nước ngoài
- 1
Thoả thuận bằng điều khoản
Ghi rõ trong hợp đồng (hoặc thoả thuận khung) rằng hai bên đồng ý giao kết bằng phương tiện điện tử, chấp nhận loại chữ ký của nhau và coi bản điện tử đã ký là bản gốc.
- 2
Xác minh thẩm quyền người ký
Yêu cầu giấy uỷ quyền hoặc tài liệu chứng minh chức danh của người ký phía đối tác, như khi ký giấy.
- 3
Kiểm tra chữ ký khi nhận file
Mở file bằng phần mềm đọc PDF có chức năng kiểm tra chữ ký: xem tên người ký, tổ chức cấp chứng thư, file có bị sửa sau khi ký hay không.
- 4
Thống nhất thời điểm hiệu lực
Quy định hợp đồng có hiệu lực khi bên ký sau cùng ký xong, hoặc từ một ngày cụ thể, để tránh tranh luận về múi giờ.
- 5
Lưu đủ bằng chứng
Giữ file đã ký, email trao đổi, kết quả kiểm tra chữ ký và tài liệu thẩm quyền trong cùng một hồ sơ.
Cách kiểm tra một file PDF đã ký còn nguyên vẹn và biết ai đã ký.
Gợi ý điều khoản giao kết điện tử
Các Bên đồng ý giao kết và thực hiện Hợp đồng này bằng phương tiện điện tử. Mỗi Bên chấp nhận chữ ký điện tử của Bên kia được tạo bởi [loại chữ ký/nhà cung cấp]. Bản điện tử của Hợp đồng có đủ chữ ký của các Bên là bản gốc và có giá trị ràng buộc như văn bản giấy.
— Mẫu tham khảo — cần luật sư điều chỉnh theo luật áp dụng của hợp đồng
Làm trên GoSign thế nào?
Doanh nghiệp tạo hồ sơ hợp đồng, đặt bước ký cho đối tác bằng địa chỉ email. Đối tác nhận liên kết ký riêng, mở trên trình duyệt và ký theo hình thức của bước đó mà không cần tạo tài khoản; sau khi họ ký, bước tiếp theo được kích hoạt và lịch sử ghi lại thời điểm. Nếu cần đối tác ký số bằng chứng thư do nhà cung cấp nước ngoài cấp, hãy liên hệ đội ngũ GoSign để kiểm tra khả năng tương thích trước khi triển khai.
Quy trình mời đối tác ký qua email không cần tài khoản.
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo