Chữ ký đặt giữa chức vụ và họ tên, dấu trùm 1/3 chữ ký về bên trái, ký nháy cuối nội dung và cuối Nơi nhận. Bảng vị trí cho công văn, hợp đồng và file ký số.
Văn bản đúng nội dung vẫn có thể bị trả lại chỉ vì chữ ký sai chỗ: dấu đóng lệch, ký nháy thiếu trang, phụ lục không có xác nhận. Khi chuyển sang ký số, câu hỏi "ký ở đâu" càng khó hơn: chữ ký số nằm trong file, vậy hình ảnh chữ ký nên đặt ở đâu, và có cần đặt không?
Bài viết gom lại quy định và thói quen phổ biến về vị trí chữ ký chính, ký nháy, con dấu cho văn bản hành chính và hợp đồng, rồi chuyển sang cách làm tương ứng trên văn bản điện tử.
Văn bản hành chính giấy: theo Nghị định 30/2020
| Thành phần | Vị trí, cách làm | Căn cứ |
|---|---|---|
| Chữ ký của người có thẩm quyền | Tại phần quyền hạn, chức vụ, họ tên người ký, cuối văn bản; ký bằng bút mực xanh, không dùng mực dễ phai | Điều 13, Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
| Con dấu trên chữ ký | Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; mực đỏ, rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều | Điểm a, b khoản 1 Điều 33 |
| Dấu trên phụ lục, văn bản kèm theo | Đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục | Điểm c khoản 1 Điều 33 |
| Dấu giáp lai | Khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần các tờ; mỗi dấu tối đa 05 tờ | Điểm đ khoản 1 Điều 33 |
| Dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi | Việc có đóng hay không do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định | Điểm d khoản 1 Điều 33 |
Ký nháy đặt ở đâu?
Nghị định 30/2020 không quy định vị trí ký nháy. Trước đây, Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn người đứng đầu đơn vị soạn thảo ký nháy ở cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) và người kiểm tra thể thức ký nháy ở cuối phần "Nơi nhận". Thông tư này đã bị bãi bỏ từ 20/12/2021 bởi Thông tư 06/2021/TT-BNV, nên nay vị trí ký nháy do quy chế của từng cơ quan, doanh nghiệp quy định. Nhiều nơi vẫn giữ cách làm cũ vì nó hợp lý.
| Loại văn bản | Vị trí ký nháy thường gặp | Mục đích |
|---|---|---|
| Công văn, quyết định | Cuối nội dung (sau dấu ./.) và cuối phần Nơi nhận | Xác nhận người soạn, người kiểm tra thể thức đã rà soát |
| Hợp đồng nhiều trang | Góc dưới mỗi trang, thường bên phải hoặc bên cạnh số trang | Ngăn thay trang, xác nhận đã đọc từng trang |
| Phụ lục hợp đồng | Góc dưới mỗi trang phụ lục | Gắn phụ lục với hợp đồng gốc |
Ký nháy dùng để làm gì và khi nào dùng thay vì ký số
Hợp đồng: bên nào ký bên nào?
Pháp luật không quy định bên A phải ký bên trái hay bên phải. Thói quen phổ biến ở Việt Nam là phần ký gồm hai cột: "ĐẠI DIỆN BÊN A" bên trái, "ĐẠI DIỆN BÊN B" bên phải; mỗi cột có chức danh, chữ ký, con dấu (nếu có) và họ tên. Điều quan trọng hơn vị trí là: người ký đúng thẩm quyền, họ tên và chức danh ghi rõ, và mọi trang, mọi phụ lục đều được xác nhận theo cách hai bên thống nhất.
Văn bản điện tử: chữ ký nằm ở đâu?
Trên file ký số có hai thứ khác nhau: chữ ký số thật (dữ liệu mật mã nhúng trong file, không nhìn thấy trên trang) và hình ảnh hiển thị (ảnh chữ ký, ảnh con dấu, dòng thông tin người ký). Chữ ký số bảo vệ cả văn bản dù hình ảnh đặt ở đâu. Hình ảnh chỉ giúp người đọc nhận biết bằng mắt, nên đặt đúng chỗ người ta quen nhìn.
| Thành phần hiển thị | Vị trí theo Phụ lục I Nghị định 30/2020 | Ghi chú |
|---|---|---|
| Chữ ký số của người có thẩm quyền | Hình ảnh chữ ký (màu xanh, định dạng .png nền trong suốt) đặt canh giữa chức vụ và họ tên người ký | Như vị trí ký tay trên giấy |
| Chữ ký số của cơ quan, tổ chức | Hình ảnh dấu (màu đỏ, kích thước thật) trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký về phía bên trái, kèm tên cơ quan và thời gian ký | Như đóng dấu trên giấy |
| Phụ lục trong cùng tệp | Chỉ ký số văn bản chính | Chữ ký số đã bao trùm cả tệp |
| Phụ lục là tệp riêng | Cơ quan, tổ chức ký số lên tệp, hiển thị thông tin ở góc trên bên phải trang đầu | Không cần hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền |
Xem chi tiết thể thức chữ ký số, con dấu số trên văn bản hành chính
4 lỗi vị trí hay gặp khi chuyển sang ký số
- 1Đặt ảnh chữ ký đè lên nội dung, che mất chữ hoặc số tiền.
- 2Đặt ô ký của hai bên chồng lên nhau khi hợp đồng có nhiều người ký.
- 3Quên đặt vị trí ký cho phụ lục là tệp riêng, khiến phụ lục không có xác nhận nào.
- 4Dán ảnh chữ ký và ảnh con dấu vào file mà không ký số, rồi coi đó là văn bản đã ký.
Không chắc file nhận được có chữ ký số thật hay chỉ là ảnh chữ ký? Tải lên để xem người ký, tổ chức cấp chứng thư và nội dung còn nguyên vẹn không.
Đặt vị trí ký trên GoSign
Khi trình ký trên GoSign, người trình đặt vị trí ô ký cho từng bước ngay trên trang PDF: ô ký của người phê duyệt, người ký nháy, người ký ảnh, người ký số, kể cả đối tác ký qua email. Mỗi người khi mở hồ sơ thấy đúng chỗ mình cần ký. Người dùng có thể tải lên ảnh chữ ký, ảnh nền chữ ký (thường là con dấu, hiển thị phía sau chữ ký) và ảnh dùng kèm dấu ký số. Cách hiển thị có thể khác thể thức Nghị định 30; đơn vị bắt buộc theo chuẩn này nên kiểm tra mẫu hiển thị trước khi triển khai.
Ảnh thậtDùng thử GoSign để đặt vị trí ký cho từng người trên file PDF
Căn cứ pháp lý & nguồn tham khảo