Chi nhánh không phải pháp nhân, vậy chữ ký số của chi nhánh là của ai? Giám đốc chi nhánh được ký gì? Căn cứ Bộ luật Dân sự, Luật Doanh nghiệp và cách tổ chức.
Công ty mở chi nhánh ở tỉnh khác. Giám đốc chi nhánh cần ký hợp đồng thuê kho, hợp đồng lao động cho nhân viên tại chỗ, và kế toán chi nhánh cần ký chứng từ. Câu hỏi đặt ra: chi nhánh dùng chữ ký số của ai, của công ty mẹ hay của riêng chi nhánh, và giám đốc chi nhánh được ký đến đâu?
Chi nhánh là gì về mặt pháp lý?
| Quy định (Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015) | Ý nghĩa với việc ký |
|---|---|
| Chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân (khoản 1) | Về nguyên tắc, giao dịch do chi nhánh ký vẫn gắn với doanh nghiệp |
| Chi nhánh thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân (khoản 2) | Chi nhánh có thể hoạt động kinh doanh, ký hợp đồng trong phạm vi được giao |
| Văn phòng đại diện đại diện trong phạm vi do pháp nhân giao, bảo vệ lợi ích của pháp nhân (khoản 3) | Phạm vi ký của văn phòng đại diện hẹp hơn chi nhánh |
| Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được uỷ quyền (khoản 5) | Giám đốc chi nhánh ký được gì là do văn bản uỷ quyền quyết định |
Uỷ quyền ký hợp đồng và hậu quả khi ký vượt phạm vi
Chi nhánh có "dấu" dưới dạng chữ ký số riêng được không?
Luật Doanh nghiệp 2020 quy định dấu bao gồm cả dấu dưới hình thức chữ ký số, và doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác (khoản 1, 2 Điều 43). Như vậy, việc chi nhánh có chữ ký số riêng đóng vai trò dấu của chi nhánh là do doanh nghiệp quyết định và quản lý theo quy chế.
Trên thực tế, nhiều nhà cung cấp dịch vụ chứng thực cấp chứng thư cho chi nhánh theo thông tin đăng ký của chi nhánh. Hãy hỏi nhà cung cấp về hồ sơ cần chuẩn bị.
3 loại chữ ký số ở một chi nhánh
| Chứng thư | Của ai | Dùng cho |
|---|---|---|
| Chứng thư cấp cho chi nhánh | Chi nhánh, thuộc quản lý của doanh nghiệp theo quy chế | Xác nhận văn bản của chi nhánh, tương tự dấu của chi nhánh |
| Chứng thư cá nhân của giám đốc chi nhánh (thuộc tổ chức) | Giám đốc chi nhánh | Ký các văn bản trong phạm vi được uỷ quyền |
| Chứng thư của công ty (trụ sở chính) | Doanh nghiệp | Văn bản do trụ sở chính ban hành; không nên giao cho chi nhánh dùng thay |
Vì sao không nên đưa USB Token và mã PIN cho người khác ký hộ
Checklist khi triển khai chữ ký số cho chi nhánh
- 1Có văn bản uỷ quyền cho giám đốc chi nhánh, ghi rõ loại văn bản, giá trị hợp đồng và thời hạn.
- 2Quy chế quy định chi nhánh có dùng chữ ký số riêng làm dấu hay không, ai giữ.
- 3Có biên bản bàn giao thiết bị ký cho người giữ ở chi nhánh.
- 4Văn bản vượt thẩm quyền chi nhánh có luồng trình lên trụ sở chính rõ ràng.
- 5Đối tác của chi nhánh được biết người ký là ai, ký theo uỷ quyền nào.
Mẫu biên bản bàn giao thiết bị ký số
Trên GoSign: chi nhánh và trụ sở trên cùng một hệ thống
Trên GoSign, chi nhánh có thể được khai báo như một đơn vị trong cơ cấu tổ chức, với người dùng và phân quyền riêng. Hồ sơ trong thẩm quyền chi nhánh đi theo luồng ký của chi nhánh; hồ sơ vượt thẩm quyền được thêm bước trình lên trụ sở chính. Mỗi người ký số bằng USB Token của chính họ qua GoSign Desktop Signer, không cần gửi thiết bị qua lại giữa các địa điểm.
Ảnh thậtCăn cứ pháp lý & nguồn tham khảo