KT. là ký thay, TL. thừa lệnh, TUQ. thừa uỷ quyền (Nghị định 30/2020). Ai ký thì dùng chữ ký số của chính người đó; vì sao không dùng USB Token của giám đốc.
Trên giấy, chuyện ký thay rất tự nhiên: phó giám đốc ghi "KT. GIÁM ĐỐC, PHÓ GIÁM ĐỐC" rồi ký tên mình. Sang văn bản điện tử, nhiều nơi lúng túng và chọn cách "tiện": phó giám đốc dùng luôn USB Token của giám đốc để ký, vì "đằng nào cũng là văn bản của giám đốc". Đó là cách làm sai, và bài viết này giải thích vì sao.
Nguyên tắc: ai ký thì dùng chữ ký số của người đó
Ký thay, ký thừa lệnh hay ký thừa uỷ quyền đều có chung một điểm: người ký thực tế ký bằng chữ ký của chính mình, và phần chức vụ trên văn bản thể hiện họ ký thay cho ai. Chữ ký số cũng vậy. Chữ ký số gắn với chứng thư của người ký thực tế; phần hiển thị trên văn bản mới là nơi ghi "KT.", "TL." hay "TUQ.".
| Hình thức | Khi nào dùng (Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP) | Chữ ký số dùng |
|---|---|---|
| KT. (ký thay) | Cấp phó ký thay người đứng đầu theo chế độ thủ trưởng | Chứng thư của cấp phó |
| TM. (thay mặt) | Người đứng đầu ký thay mặt tập thể theo chế độ tập thể | Chứng thư của người đứng đầu |
| TUQ. (thừa uỷ quyền) | Người được uỷ quyền ký, bằng văn bản, có thời hạn và nội dung xác định, không được uỷ quyền lại | Chứng thư của người được uỷ quyền |
| TL. (thừa lệnh) | Người đứng đầu đơn vị ký thừa lệnh theo quy chế của cơ quan, tổ chức | Chứng thư của người ký thừa lệnh |
Trình ký là gì, cách ghi KT., TM., TL., TUQ. trên văn bản
Hiển thị trên văn bản điện tử thế nào?
| Thành phần | Cách thể hiện |
|---|---|
| Dòng quyền hạn, chức vụ | Ghi như văn bản giấy, ví dụ "KT. GIÁM ĐỐC" rồi đến "PHÓ GIÁM ĐỐC" |
| Hình ảnh chữ ký | Hình chữ ký của người ký thực tế (cấp phó, người được uỷ quyền), đặt giữa chức vụ và họ tên |
| Họ tên | Họ tên người ký thực tế |
| Chữ ký số của cơ quan, tổ chức | Nếu có, hình ảnh dấu trùm khoảng 1/3 hình chữ ký về bên trái, theo Phụ lục I Nghị định 30/2020 |
Vị trí chữ ký, con dấu trên văn bản giấy và văn bản ký số
Vì sao không được dùng chữ ký số của cấp trên
- Văn bản mang chữ ký số của giám đốc nhưng dòng chức vụ ghi "KT. GIÁM ĐỐC, PHÓ GIÁM ĐỐC": nội dung hiển thị và chữ ký số mâu thuẫn nhau.
- Người đứng tên chứng thư phải kiểm soát khoá bí mật an toàn (khoản 5 Điều 45 Nghị định 23/2025/NĐ-CP); giao token cho người khác đi ngược nghĩa vụ này.
- Khi có tranh chấp, không chứng minh được ai thực sự đã ký văn bản.
- Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại; dùng token của người khác còn làm mờ luôn ranh giới này.
Muốn biết văn bản nhận được thực sự mang chữ ký số của ai? Công cụ kiểm tra hiện tên người đứng tên chứng thư của từng chữ ký, để đối chiếu với dòng chức vụ trên văn bản.
Rủi ro khi đưa USB Token và mã PIN cho người khác ký hộ
Lưu ý riêng với chứng từ kế toán
Kế toán trưởng có được ký thay giám đốc không
Chuẩn bị gì để ký thay bằng chữ ký số
- 1
Cấp chứng thư cho người ký thay
Cấp phó, người được uỷ quyền, người ký thừa lệnh cần chứng thư cá nhân của chính họ.
- 2
Chuẩn bị mẫu hiển thị
Ảnh chữ ký của từng người, mẫu dòng chức vụ KT., TL., TUQ. theo quy chế.
- 3
Văn bản uỷ quyền hoặc quy chế
TUQ. cần văn bản uỷ quyền có thời hạn, nội dung xác định; TL. cần quy chế nêu rõ.
- 4
Đưa vào luồng ký
Bước ký chính thức được gán cho người ký thực tế, không gán cho cấp trên rồi đưa token cho người khác.
Trên GoSign: người ký thay dùng tài khoản và token của mình
Trên GoSign, bước ký được gán cho người ký thực tế, người đó ký số bằng USB Token của chính mình. Khi người có thẩm quyền đi vắng trong một khoảng thời gian, chức năng uỷ quyền có thời hạn cho phép người được uỷ quyền xử lý thay bằng tài khoản của họ, và hồ sơ ghi lại ai đã xử lý. Nội dung dòng chức vụ KT., TL., TUQ. do người soạn thể hiện trên văn bản theo quy chế.
Ảnh thậtCăn cứ pháp lý & nguồn tham khảo