Ký số trên điện thoại được không: tuỳ khoá bí mật nằm ở đâu. Phân biệt ký số trên di động, ký số từ xa, USB Token và ký điện tử trên web, kèm lưu ý an toàn.
Giám đốc đang ở sân bay, hợp đồng cần ký trước 5 giờ chiều, và USB Token thì nằm trong ngăn kéo văn phòng. Câu hỏi "ký số trên điện thoại được không?" thường xuất hiện đúng vào những lúc như vậy. Câu trả lời trung thực là: có thể, nhưng phụ thuộc hoàn toàn vào việc khoá bí mật của bạn đang nằm ở đâu.
Trả lời nhanh: xem khoá bí mật của bạn ở đâu
Nghị định 23/2025/NĐ-CP ghi nhận ba mô hình dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng: ký số trên thiết bị phần cứng lưu khoá (như USB Token), ký số từ xa, và ký số trên thiết bị di động. Khả năng ký trên điện thoại khác nhau ở từng mô hình:
| Bạn đang dùng | Ký số trên điện thoại? | Ghi chú |
|---|---|---|
| Ký số trên thiết bị di động | Có, đây là mô hình dành cho điện thoại | Đăng ký với nhà cung cấp có dịch vụ này; dùng ứng dụng của họ |
| Ký số từ xa | Thường có: bạn xác nhận lệnh ký qua ứng dụng hoặc mã xác thực trên điện thoại | Khoá nằm ở hệ thống nhà cung cấp; phần mềm bạn dùng phải kết nối được với dịch vụ đó |
| USB Token / SmartCard | Nhìn chung không; token được thiết kế để cắm vào máy tính | Nếu cần ký trên thiết bị khác, hỏi nhà cung cấp chứng thư về giải pháp họ hỗ trợ |
Ký số từ xa hoạt động thế nào, giá trị pháp lý và rủi ro
Không phải việc gì trên điện thoại cũng cần ký số
Nhiều người nghĩ phải có chữ ký số mới xử lý được giấy tờ khi đi vắng. Thực tế, phần lớn công việc trong một quy trình trình ký là xem, cho ý kiến và phê duyệt. Những việc này có thể làm bằng hình thức chữ ký điện tử khác, ngay trên trình duyệt điện thoại, nếu nội bộ đã thống nhất trong quy chế.
| Việc cần làm | Hình thức phù hợp | Làm trên điện thoại? |
|---|---|---|
| Đọc văn bản, xem ai đã xử lý | Không cần ký | Được |
| Cho ý kiến, yêu cầu sửa | Bình luận, từ chối kèm lý do | Được |
| Đồng ý nội bộ trước khi trình lãnh đạo | Phê duyệt, ký nháy | Được |
| Ký xác nhận với đối tác đã thoả thuận dùng chữ ký điện tử | Ký ảnh (vẽ chữ ký) hoặc phê duyệt | Được, nếu hai bên đã thống nhất |
| Ký văn bản cần chữ ký số theo quy định hoặc theo yêu cầu của đối tác | Chữ ký số | Tuỳ mô hình ở bảng trên |
Phân biệt chữ ký điện tử, chữ ký số và chữ ký scan để chọn đúng hình thức
6 nguyên tắc an toàn khi ký trên điện thoại
- 1Đọc hết văn bản trước khi xác nhận. Màn hình nhỏ dễ khiến bạn bỏ qua phụ lục hoặc điều khoản ở cuối.
- 2Chỉ xác nhận lệnh ký khi chính bạn vừa bấm ký. Yêu cầu xác nhận xuất hiện bất ngờ là dấu hiệu cần dừng lại.
- 3Không mở đường link ký từ tin nhắn lạ. Truy cập bằng địa chỉ bạn đã biết hoặc ứng dụng chính thức.
- 4Bật khoá màn hình và cập nhật hệ điều hành; điện thoại là thứ dễ bị mất nhất trong ngày.
- 5Không chia sẻ mã xác thực, mã OTP cho bất kỳ ai, kể cả người xưng là nhân viên hỗ trợ.
- 6Báo ngay cho nhà cung cấp dịch vụ khi mất điện thoại dùng để xác nhận ký số.
Nhận diện các chiêu lừa đảo nhắm vào người dùng chữ ký số
Kịch bản "lãnh đạo đi vắng": 3 cách không để hồ sơ nằm chờ
- 1
Duyệt trước trên điện thoại
Những bước phê duyệt, ký nháy, cho ý kiến được xử lý ngay trên trình duyệt; bước ký số để lại đến khi có máy tính và token.
- 2
Mang theo thiết bị ký
Nếu biết trước chuyến công tác có văn bản cần ký số, mang theo máy tính đã cài sẵn phần mềm ký và USB Token.
- 3
Uỷ quyền có thời hạn
Giao cho người khác xử lý thay trong khoảng thời gian đi vắng, đúng phạm vi mà pháp luật và quy chế nội bộ cho phép.
Cách thiết lập uỷ quyền ký có thời hạn để hồ sơ không bị kẹt
GoSign trên điện thoại làm được gì?
GoSign là ứng dụng web, mở được trên trình duyệt điện thoại. Trên điện thoại, bạn xem hồ sơ, nhận thông báo việc chờ ký, phê duyệt, ký ảnh bằng cách vẽ chữ ký, ký nháy, bình luận và từ chối kèm lý do. Đối tác bên ngoài cũng có thể ký qua đường link trong email mà không cần tài khoản.
Ảnh thậtCăn cứ pháp lý & nguồn tham khảo